Privacy
verklaring & Cookie
verklaring

1. Inleiding

Het verzamelen van gegevens is voor ons altijd cruciaal geweest om jou zo goed mogelijk te kunnen ondersteunen bij je carrièrestappen. Vanzelfsprekend gaan we er dan ook zorgvuldig mee om. Toch willen we dat jij een goed beeld hebt van hoe wij als organisatie met jouw gegevens omgaan. Daarom hebben we deze privacyverklaring opgesteld.

Eerst even in het kort wie we zijn. FLOW is een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid. Wij zijn gevestigd te Groningen en staan ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 77110935.

Ons platform en onze websites hebben als doel om mensen bij elkaar te brengen. Hiervoor hebben wij gegevens nodig. Afhankelijk van de opdracht kunnen wij gegevens van interesse en sollicitaties direct doorsturen naar opdrachtgevers of eerst een voorselectie uitvoeren alvorens kandidaten voor te stellen. Wanneer wij geen gegevens zouden verzamelen, zouden wij geen werkgevers en talenten met elkaar in contact kunnen brengen. Zonder de juiste data kunnen we simpelweg geen passende match maken.

Wij koppelen geen producten aan producten, maar mensen aan mensen. Weten wie je bent, is daarbij essentieel. In deze verklaring geven wij duidelijk aan hoe wij met jouw privacy omgaan. Hieronder kun je meer lezen over:

1. Welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden, welke grondslag van toepassing is en met wie wij de gegevens delen.
2. Hoe we jouw gegevens beschermen.
3. Hoe lang we de gegevens bewaren.
4. Welke rechten aan jou toekomen.
5. Onze contactgegevens.

Soort persoonsgegevens, verwerkingsdoeleinden, grondslagen en het delen van gegevens

Bij het uitvoeren van onze diensten verwerken wij verschillende persoonsgegevens. Het hangt af van de manier waarop je onze diensten gebruikt, om welke gegevens het gaat. Hierna beschrijven we per soort gebruik welke gegevens we verwerken.

In aanvulling op de hieronder beschreven situaties, worden persoonsgegevens mogelijk gedeeld in geval van:

• I. Een zakelijke overdracht: in geval van verkoop, fusie, reorganisatie of ontbinding van onze onderneming of een vergelijkbare situatie gerelateerd aan onze onderneming, kunnen persoonsgegevens onderdeel zijn van de over te dragen activa.
• II. Wettelijke verplichtingen: indien dit wettelijk wordt vereist of indien wij gerechtvaardigd overtuigd mogen zijn dat een dergelijke actie noodzakelijk is om:
  • (i) te voldoen aan een wettelijke verplichting;
  • (ii) onze rechten of eigendom te beschermen en te verdedigen;
  • (iii) in dringende situaties te handelen om de persoonlijke veiligheid van gebruikers van de website of het publiek te beschermen; of
  • (iv) te beschermen tegen wettelijke aansprakelijkheid.

Zonder jouw toestemming delen we jouw persoonsgegevens niet met andere partijen dan die we hieronder noemen. Ook zullen we jouw persoonsgegevens niet aan derde partijen verkopen om marketingdoeleinden.

a. Je bezoekt alleen onze website

Wanneer je onze website bezoekt, verzamelen we een beperkte hoeveelheid gegevens via het gebruik van cookies. Het gaat dan bijvoorbeeld om jouw IP-adres, geschatte locatie (op basis van IP-adres), de internetbrowser die je gebruikt en je websitegedrag en activiteiten (zoals clicks, pageviews en zoekopdrachten, inschrijving, sollicitaties, favoriete vacatures en instellen van een e-mailalert). Wij mogen deze gegevens verwerken omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben, namelijk de website verbeteren en deze beter afstemmen op jouw behoeftes en wensen, of omdat wij jouw toestemming hiervoor hebben verkregen. Indien je wilt weten welke cookies je accepteert, of indien je cookies wilt uitschakelen, kun je dit doen via jouw browserinstellingen.

Lees hieronder meer over cookies in onze Cookieverklaring.

b. Je uploadt je cv of je solliciteert direct op een vacature

Wanneer je op onze website je cv uploadt of direct wil solliciteren op een vacature, vragen wij je de volgende (persoons)gegevens in te vullen:

• Voor- en achternaam;
• Adres;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Woonadres*;
• Cv met de daarin door jou beschreven (persoons)gegevens;
• Functietitel*;
• Ervaringsniveau*;
• Soort dienstverband*;
• Je motivatie voor de vacature*;
• Hoe je ons kent.

De gegevens met een sterretje vragen wij alleen indien je direct solliciteert op een vacature.
NB: Wij willen kandidaten expliciet verzoeken om geen BSN aan ons te verstrekken.

Sollicitaties via externe kanalen

Wanneer je via een extern kanaal (bijvoorbeeld: Facebook/Instagram, Indeed) je gegevens achterlaat, gebruiken wij die uitsluitend om contact met je op te nemen over de door jou aangegeven vacature of dienst en om je sollicitatie/bemiddeling te verwerken. In het leadformulier tonen wij een link naar deze privacyverklaring.

Met welk doel?

• Je te kunnen identificeren en jouw geschiktheid voor een functie te kunnen onderzoeken wanneer je direct solliciteert op een vacature;
• Je te kunnen identificeren en beoordelen voor bestaande en toekomstige functies bij werkgevers;
• Een account voor je te kunnen aanmaken en je zo op te kunnen nemen in ons bestand;
• Je te kunnen bemiddelen naar werk (dit doen we zowel per e-mail als telefonisch of per WhatsApp/sms);
• Een screening te kunnen uitvoeren (als dat noodzakelijk is);
• Je voor te kunnen stellen aan een potentiële werkgever;
• Je via e-mail relevante informatie te sturen, zoals vacature-mailings, rapportages en berichten over events.

Welke grondslag?
De rechtsgrond voor onze verwerking van jouw persoonsgegevens voor de hiervoor genoemde doeleinden is het uitvoeren van de afspraken c.q. overeenkomst die we met jou hebben met betrekking tot arbeidsbemiddeling of in sommige gevallen ons gerechtvaardigde belang. Als wij jouw gegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang, heb je het recht om op ieder gewenst moment bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens. Het maken van bezwaar heeft alleen geen invloed op de rechtmatigheid van onze verwerking voorafgaande aan die intrekking.

Aangezien we je graag zo goed en effectief mogelijk willen helpen bij het vinden van een nieuwe baan en dus de overeenkomst die we met jou hebben zo goed mogelijk willen uitvoeren, beschouwen we jouw toestemming voor het versturen van aan onze diensten verbonden mailingen, bijvoorbeeld een vacaturemailing, als gegeven, tenzij je hiertegen bezwaar maakt of totdat je deze toestemming intrekt. Het voordeel van dergelijke mailing is dat dit ons in staat stelt om je bestaande en toekomstige vacatures voor te stellen, waardoor de kans dat we een nieuwe baan c.q. interessante werkgever voor je vinden aanzienlijk groter wordt. Je kunt jouw toestemming op ieder moment intrekken middels het versturen van een e-mail naar [email protected].

Met wie delen wij de persoonsgegevens (eventueel)?

• We delen jouw (persoons)gegevens met partijen voor zover dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de arbeidsbemiddeling of de door jou gevraagde diensten, bijvoorbeeld in het kader van een sollicitatie aan een opdrachtgever c.q. potentiële werkgever of (externe) dienstverleners die (een deel van onze) diensten uitvoeren, zoals bijvoorbeeld de softwareleverancier van ons CRM-systeem.
• Gegevens delen met een opdrachtgever kan op een aantal manieren:
  1. Voorselectie door Flow — wij beoordelen jouw sollicitatie vóórdat we jouw gegevens doorsturen naar de opdrachtgever;
  2. Rechtstreekse doorgifte — bij sommige opdrachtgevers sturen wij de sollicitatie direct door, zonder voorselectie.
• In beide gevallen delen wij alleen de gegevens die nodig zijn voor de sollicitatieprocedure (naam, contactgegevens, cv, motivatie etc.).
• Zodra de opdrachtgever jouw gegevens ontvangt, wordt hij/zij zelf verwerkingsverantwoordelijke voor verdere verwerking daarvan.
• Met opdrachtgevers en met dienstverleners (zoals CRM- of softwareleveranciers) hebben wij verwerkers- of gegevensuitwisselingsovereenkomsten gesloten, zodat je gegevens adequaat beschermd blijven.
• We delen jouw (persoons)gegevens eventueel met de aan ons bedrijf gelieerde vennootschappen, maar alleen wanneer dat noodzakelijk is voor een optimale dienstverlening.

c. Wanneer je solliciteert op een interne vacature van FLOW

Wij verwerken ook persoonsgegevens van eigen sollicitanten voor de bij ons openstaande interne vacatures. Het gaat in de meeste gevallen dan om:

• Voor- en achternaam;
• Adres;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Woonadres;
• Cv met de daarin door jou beschreven (persoons)gegevens;
• Functietitel;
• Ervaringsniveau;
• Soort dienstverband;
• Je motivatie voor de vacature;
• Correspondentie over je sollicitatie;
• Hoe je ons kent.

Met welk doel?

• Jouw geschiktheid voor een functie te kunnen onderzoeken;
• Eventueel een werknemer-werkgeverrelatie met je te kunnen aangaan;
• Overeenkomsten met je te sluiten en uit te kunnen voeren;
• Jouw persoonlijke ontwikkeling te stimuleren door je opleidingen, trainingen en tests aan te bieden;
• Relevante personeels-, financiële, uren-, verzuim- en salarisadministratie bij te houden;
• Onze wettelijke verplichtingen te kunnen nakomen.

Welke grondslag?
Wij verwerken bovenstaande persoonsgegevens omdat wij in sommige gevallen jouw expliciete toestemming hebben ontvangen, of omdat het noodzakelijk is om een overeenkomst met jou te kunnen uitvoeren. Denk aan bijvoorbeeld de arbeids-, stage-, of opdrachtovereenkomst die je met ons aangaat. Daarnaast verwerken wij de gegevens omdat het noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. Bijvoorbeeld onze verplichting om een kopie van de legitimatiebewijzen van medewerkers op te slaan.

Met wie delen wij de (persoons)gegevens (eventueel)?
We delen jouw (persoons)gegevens met partijen voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die we met jou hebben. Denk hierbij aan de softwareleverancier van ons HR-systeem en onze accountant die wij inschakelen om jou uit te kunnen betalen.

d. Wanneer je als kandidaat of (potentiële) klant contact met ons opneemt

Wanneer je contact met ons opneemt, als kandidaat of (potentiële) klant, bijvoorbeeld via het formulier op onze website of via een ander kanaal (zoals telefonisch, per e-mail of social media), verwerken wij bepaalde (persoons)gegevens:

• Naam;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• De vragen of opmerkingen die je vermeldt in het contactformulier of in jouw bericht.

Wij verwerken ook persoonsgegevens van contactpersonen die werken bij onze zakelijke relaties, zoals klanten of leveranciers. In voorkomende gevallen, zoals wanneer een contactpersoon een offerte opvraagt of een belinspraak inplant, gaat het dan bijvoorbeeld om de voor- en achternaam, functie, telefoonnummer, e-mailadres en correspondentie met deze contactpersoon. Deze gegevens worden alleen gebruikt in het kader van onze dienstverlening en voor het onderhouden van de zakelijke relatie.

Met welk doel?
We gebruiken de door jou verstrekte (persoons)gegevens om je vraag of bericht te beantwoorden en je bijvoorbeeld, afhankelijk van je vraag of opmerking, te adviseren ten aanzien van onze diensten.

Welke grondslag?
De verwerking van bovenstaande (persoons)gegevens is noodzakelijk om, afhankelijk van de reden waarom je contact met ons opneemt, je te adviseren of je te helpen bij je vragen.

Met wie delen wij de (persoons)gegevens (eventueel)?

• We delen jouw (persoons)gegevens met partijen voor zover dit noodzakelijk is voor het beantwoorden van jouw bericht.
• We delen jouw (persoons)gegevens eventueel met de aan ons bedrijf gelieerde vennootschappen, maar alleen wanneer dat noodzakelijk is voor een optimale dienstverlening.

Hoe worden jouw persoonsgegevens beschermd?

Het veilig bewaren van jouw persoonsgegevens is logischerwijs erg belangrijk. De persoonsgegevens die in onder meer onze database zijn opgeslagen worden beschermd tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking door gebruikmaking van adequate elektronische beveiligingstechnieken, volgens de geldende normen voor beveiliging van gegevens. Wij spannen ons in om jouw persoonsgegevens goed te beveiligen, maar houd bij het verzenden van persoonsgegevens rekening met het feit dat de veiligheid van gegevens die via het internet verzonden worden, niet volledig te garanderen is.

Alle partners met wie we jouw persoonsgegevens delen moeten zich aan de beveiligingseisen houden, hierover maken we met deze partijen afspraken in een aparte regeling of (verwerkers)overeenkomst. Dit geldt ook voor partners die buiten Nederland en/of eventueel buiten de Europese Economische Ruimte (EER) zijn gevestigd. Dit omvat ook opdrachtgevers aan wie wij sollicitaties doorsturen; in de gevallen waarin wij direct gegevens doorgeven of in een selectieprocedure werken, zijn met die opdrachtgevers contractuele waarborgen afgesproken om jouw gegevens veilig te verwerken. Bovendien is de opdrachtgever – vanaf het moment dat hij jouw gegevens ontvangt — verantwoordelijk voor de beveiliging en verdere verwerking van deze gegevens. Deze partijen kiezen wij zorgvuldig uit. Zo letten wij op of er een behoorlijk niveau van bescherming van persoonsgegevens geldt, vergelijkbaar met de bescherming in de EER. Voor doorgifte van persoonsgegevens aan landen buiten de EER zorgen we dat passende waarborgen getroffen zijn. Voor Amerika geldt bijvoorbeeld dat gewerkt wordt met contractueel overeengekomen modelcontractbepalingen die door de Europese Commissie zijn vastgesteld, waarin bescherming van de gegevens is gewaarborgd. Ten aanzien van bedrijven in andere landen dan Amerika zorgen we dat andere passende waarborgen zijn getroffen.

Hoe lang worden je persoonsgegevens bewaard?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens zo lang als noodzakelijk is en wettelijk is toegestaan. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. In geval van recruitment voor onze opdrachtgevers bewaren wij persoonsgegevens van kandidaten zo lang als nodig is om het wervingsproces af te ronden. Indien wij redelijkerwijs verwachten in de nabije toekomst ook andere interessante vacatures voor je te hebben, zullen wij je persoonsgegevens voor deze doeleinden voor maximaal 5 jaar bewaren. Je hebt altijd het recht om hier bezwaar tegen te maken; zie hierna.

In situaties van directe doorgifte bewaren wij jouw persoonsgegevens slechts tot het moment van overdracht aan de opdrachtgever; daarna ligt de bewaarplicht bij de opdrachtgever. In geval van voorselectieprocedures kunnen wij je gegevens bewaren zolang de selectieprocedure loopt, maar in geen geval langer dan de algemene termijn zoals hierboven vermeld (maximaal 5 jaar), tenzij je bezwaar maakt. Indien je bezwaar maakt, zullen wij je gegevens verwijderen tenzij er een dwingende reden is om ze te behouden.

Inzage, correctie, verwijdering en andere rechten die jou toekomen

Door een e-mail te sturen naar [email protected] kun je:

• Inzien welke persoonsgegevens wij van jou hebben;
• Jouw eerder gegeven toestemming intrekken of bezwaar maken tegen een bepaalde verwerking;
• De gegevens die wij van jou hebben laten wijzigen, als deze bijvoorbeeld onvolledig of onjuist zijn;
• Verouderde gegevens door ons laten verwijderen, bijvoorbeeld wanneer wij deze wettelijk gezien niet nog langer moeten bewaren;
• Je gegevens over laten dragen, door bij ons een bundeling van jouw gegevens op te vragen.

Ter bescherming van jouw privacy zullen wij in dit verband jouw identiteit deugdelijk moeten vaststellen om zeker te zijn dat de persoonsgegevens aan de juiste persoon worden verstrekt, of dat de persoonsgegevens van de juiste persoon worden gewijzigd dan wel verwijderd.

Wil je jouw persoonsgegevens inzien, dan ontvang je zo snel mogelijk, maar in elk geval binnen de wettelijke termijn, een overzicht van jouw persoonsgegevens zoals bij ons bekend uit onze database conform de richtlijnen van de AVG. Wil je jouw persoonsgegevens wijzigen, dan voeren wij deze wijzigingen zo spoedig mogelijk door in jouw persoonlijk profiel. Wil je jouw persoonsgegevens uit onze database laten verwijderen, dan zetten wij deze procedure in werking en stellen we jou op de hoogte conform het door ons (aan de hand van de richtlijnen van de AVG) opgestelde protocol. Wij informeren je zo spoedig mogelijk, maar altijd binnen de wettelijke termijn na ontvangst van het verzoek, schriftelijk over ons protocol. Een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering wordt vervolgens zo snel mogelijk, maar binnen de wettelijke termijn, uitgevoerd. Bij verwijdering van persoonsgegevens zullen wij eventueel een geanonimiseerde archiefkopie van de persoonsgegevens bewaren. De gegevens in deze kopie zijn dan niet meer herleidbaar tot jou als individu.

Indien